التعاون بين مركز أبحاث طب الأسرة والتكنولوجيا

ضمن CREFM، يكون فريق إدارة المعلومات الفنية (TIB) مسؤولاً عن جمع وتأمين وتحديث المعلومات المستخدمة في تنفيذ الصيانة والتجديد والاستدامة والإنشاءات الجديدة.

أدريان يونغ، مدير المعلومات التقنية: "لقد كنا نبحث منذ فترة عن طريقة لمسح مستنداتنا ضوئياً لأن طلبها يمثل عائقاً. غالباً ما يحتاج الزملاء إلى المستندات بسرعة، ثم يكلف ذلك وقتاً ومالاً لاستعادتها."

يستخدم مركز CREFM أرشيف جامعة دلفت للتكنولوجيا في لاهاي لحفظ وثائقه. على مدار المئة عام الماضية، حُفظت رسومات البناء والمواصفات لجميع مباني الحرم الجامعي، والتي تضم 2521 صندوقًا أرشيفيًا ضخمًا. أسبوعيًا، يتقدم مدير مشروع، على سبيل المثال، بطلب للحصول على رسم بناء. يقوم مندوب توصيل من لاهاي بتسليم الوثائق المطلوبة إلى دلفت، وهي عملية مكلفة وغير فعالة.

إلى جانب مسح الوثائق ضوئيًا، يبرز سؤال آخر حول الوثائق التي تحتاج إلى مسح ضوئي. أمضى أدريان وثلاثة من زملائه نصف يوم في استكشاف الأرشيف في لاهاي. فحصوا معًا كل شيء وحددوا أنواع صناديق الأرشيف التي لا تزال قيد الاستخدام. اتضح أن محتويات ثلث الصناديق لا تزال حديثة، بينما ثلثاها قديمان. "في الفئة الأخيرة، قد تفكر في رسومات مبانٍ هُدمت بالفعل أو لم تعد جامعة دلفت للتكنولوجيا تديرها."

بمجرد تحديد ذلك، بدأ أدريان البحث عن مورد مناسب لمسح المستندات ضوئيًا. تعاون مع قسم إدارة المستندات والأرشيف في المكتبة. كانت الأسعار التي تلقاها مرتفعة، لكن قسم إدارة المستندات والأرشيف كان لديه حل جيد. وقد تصادف أنهم كانوا على اتصال مسبق بـ Werkse! يقدمون الدعم لسكان دلفت الذين يجدون صعوبة في الوصول إلى سوق العمل، ويساعدونهم في إيجاد وظائف مناسبة. ورغم كل الجهود المبذولة، لا يزال الكثيرون محرومين من فرص العمل، ممن يرغبون في العمل وقادرون عليه، لكنهم يعجزون عن ذلك بسبب إعاقتهم. Werkse! نقدم مؤخرًا خدمات المسح الضوئي أيضًا. بعد عدة فحوصات للجودة، تبين أن النتائج تفي بمتطلبات كل من قانون الأرشيفات الإلكترونية وقانون المحفوظات. وقد تم مسح أول 182 صندوقًا، تحتوي على أكثر من 6.200 وثيقة.

بالنسبة لجامعة دلفت للتكنولوجيا، الأمر كذلك. Werkse! حزبٌ معروف. تُدرك جامعة دلفت للتكنولوجيا دورها الاجتماعي في بلدية دلفت والمناطق المحيطة بها. تقول مونيك فان إيويك، قائدة مشروع تطبيق قانون المشاركة في جامعة دلفت للتكنولوجيا: "لقد شغلنا حتى الآن 72 وظيفة داخل جامعة دلفت للتكنولوجيا من خلال اتفاقية التوظيف، ونهدف إلى زيادة هذا العدد إلى 234 وظيفة بحلول عام 2025. الموظفون في Werkse! "من الطبيعي أن نضم أولئك الذين يقومون بأعمال المسح الضوئي نيابة عنا لتحقيق هذا الهدف."

يعمل فريقٌ مؤلف من ثمانية أشخاص لصالح مركز CREFM. قام فرانك جوت وإنجريد بروينيوس بمسح عددٍ كبيرٍ من الوثائق لصالح المركز على مدار الأشهر الثلاثة الماضية. يتطلب العمل عنايةً فائقةً نظرًا لاحتوائه غالبًا على ورقٍ مُهدر. قبل المسح، يتأكد الفريق بدقةٍ من التقاط الماسح الضوئي للورق بشكلٍ صحيح. يستخدم الفريق ثلاثة أنواعٍ مختلفةٍ من الماسحات الضوئية المناسبة لكل نوعٍ من الوثائق: كتاب، أو رزمة أوراقٍ مثبتةٍ بدبوس، أو رسوماتٍ هندسية. إنجريد:

نعمل بعناية فائقة. نبدأ بتغطية جميع التمزقات، خاصةً على طول الحواف. أحيانًا يصل عرض الرسم إلى ثلاثة أمتار. في هذه الحالات، نعمل في أزواج. يقوم أحدهما بالمسح الضوئي، بينما يقوم الآخر بفتح الرسم وإعادة طيه. من المهم أيضًا أن يكون الرسم مستقيمًا. تقول إنغريد: "وإلا ستظهر حواف سوداء". يستمتع فرانك أيضًا بعمله. لديه زملاء رائعون، والعمل متنوع لأنه يتعامل مع أنواع مختلفة من الوثائق. يقوم فرانك بالمسح الضوئي لصالح CREFM يومي الأربعاء والخميس، ويأمل في الاستمرار في ذلك لفترة من الوقت.

أدريان: يُعجبني أن هذا المشروع يتجاوز مجرد مسح المستندات ضوئيًا. فهو يُحسّن كفاءة مركز إدارة المرافق والمباني (CREFM) بشكل كبير، ويُوفر فرص عمل للأشخاص الذين يجدون صعوبة في إيجاد عمل في أماكن أخرى، كما يُتيح لي فرصة التعرف على أشخاص جدد داخل جامعة دلفت للتكنولوجيا وخارجها. إنها أيضًا فرصة رائعة لي لأُظهر قدرتي على تنسيق مشروع يضم هذا العدد الكبير من الأطراف!