التعاون بين جامعة TU CREFM

يتولى فريق إدارة المعلومات الفنية (TIB) داخل مركز إدارة المرافق مسؤولية جمع وتأمين وتحديث المعلومات المستخدمة في تنفيذ أعمال الصيانة والتجديد والحفظ والبناء الجديد.

يقول أدريان يونغ، مدير المعلومات الفنية: “نحن نبحث منذ فترة عن مسح مستنداتنا ضوئياً لأن طلبها يشكل عائقاً أمام طلبها. فغالباً ما يحتاج الزملاء إلى المستندات بسرعة، ومن ثم فإن طلبها يكلف وقتاً ومالاً.”

بالنسبة لوثائقها، تستخدم CREFM أرشيف جامعة دلفت في لاهاي. على مدار المائة عام الماضية، تم أرشفة رسومات البناء والمواصفات، من بين أشياء أخرى، لجميع المباني في الحرم الجامعي، وهذا يغطي ما لا يقل عن 2521 صندوق أرشيف. يتم تقديم طلب كل أسبوع، على سبيل المثال، من قبل مدير مشروع يحتاج إلى رسم إنشائي. من لاهاي، يقوم أحد السعاة بإحضار المستندات المطلوبة إلى دلفت. عملية مكلفة وغير فعالة

إلى جانب الحاجة إلى مسح المستندات ضوئيًا، هناك أيضًا مسألة تحديد المستندات التي يجب مسحها ضوئيًا. أمضى أدريان نصف يوم يتجول في الأرشيف في لاهاي مع ثلاثة من زملائه. نظروا معًا في كل شيء وحددوا أنواع صناديق الأرشيف التي لا تزال قيد الاستخدام. ثم اتضح بعد ذلك أن محتويات ثلث الصناديق كانت لا تزال سارية وثلثيها لم تعد موجودة. “في الفئة الأخيرة، يمكنك أن تفكر في رسومات المباني التي تم هدمها بالفعل أو لم تعد تحت إدارة جامعة دلفت التقنية.”

وبمجرد تحديد ذلك، بدأ أدريان في البحث عن مورد مناسب لمسح المستندات ضوئيًا. وقد قام بذلك بالتعاون مع قسم إدارة الوثائق والأرشيف بالمكتبة (DMA). كانت عروض الأسعار التي تلقاها مرتفعة لكن قسم إدارة الوثائق والأرشيف (DMA) كان لديه حل جيد. وصادف أنهم كانوا على اتصال بالفعل مع Werkse! فهم يرشدون سكان ديلفرتس الذين لديهم مسافة بعيدة عن سوق العمل إلى العمل المناسب. على الرغم من كل الجهود، لا يزال الكثير من الناس على الهامش. الأشخاص الذين يرغبون في العمل ويستطيعونه، ولكنهم لا يعرفون كيفية اتخاذ هذه الخطوة بسبب إعاقتهم في العمل. بدأت Werkse! مؤخرًا في تقديم خدمات المسح الضوئي. وبعد إجراء العديد من فحوصات الجودة، تبين أن النتيجة تفي بمتطلبات كل من CRE وقانون الأرشيف. وحاليًا، تم مسح أول 182 صندوقًا يحتوي على أكثر من 6,200 وثيقة ضوئيًا.

بالنسبة لجامعة دلفت TU Delft، يعتبر Werkse! تدرك TU Delft دورها الاجتماعي داخل بلدية دلفت والمناطق المحيطة بها. تقول مونيك فان إيويك، قائدة مشروع قانون المشاركة في تنفيذ المشروع في جامعة دلفت التقنية: “لقد شغلنا حتى الآن 72 وظيفة من اتفاقية الوظائف داخل جامعة دلفت التقنية ونريد أن نزيد إلى 234 وظيفة بحلول عام 2025. ونحن بطبيعة الحال نحسب الموظفين في Werkse! الذين يقومون بأعمال المسح الضوئي لنا من أجل تحقيق هذا الهدف.”

في المجموع، يعمل فريق مكون من ثمانية أشخاص لصالح CREFM. وقد قام فرانك جوت وإنغريد برويجنيوس بمسح الكثير من الوثائق ضوئيًا لصالح مركز CREFM على مدار الأشهر الثلاثة الماضية. يجب القيام بهذا العمل بعناية لأنه غالبًا ما يتضمن أوراقًا قديمة. قبل إجراء المسح الضوئي، يتم التحقق بعناية مما إذا كان الورق ملتقطاً بواسطة الماسح الضوئي. يعمل الفريق مع 3 أنواع مختلفة من الماسحات الضوئية المناسبة للوثيقة؛ كتاب أو كومة من الورق مع تدبيس أو رسومات العمل. إنغريد

“نتابع بحذر. جميع الشقوق، خاصة عند الحواف نقوم بإغلاقها أولاً. في بعض الأحيان يصل عرض الرسم إلى 3 أمتار. ثم نعمل في أزواج. يقوم أحدهما بالمسح الضوئي والآخر يفتح الرسم ويطويه. ومن المهم أيضاً أن يكون الرسم مستقيماً. “وإلا ستحصل على حواف سوداء، كما تقول إنجريد.” يستمتع فرانك أيضاً بالعمل. لديه زملاء لطفاء والعمل متنوع لأنك تتعامل مع أنواع مختلفة من الوثائق. وهو يقوم بالمسح الضوئي يومي الأربعاء والخميس من أجل مركز CREFM ويأمل أن يستمر في القيام بذلك لفترة من الوقت.

أدريان: يعجبني أن هذه الوظيفة أكثر بكثير من مجرد مسح ضوئي للوثائق. فهو يعني مكسبًا كبيرًا من حيث الكفاءة بالنسبة لـ CREFM، وتوظيفًا للأشخاص الذين يجدون صعوبة في العثور على عمل في مكان آخر، كما أنني أتعرف على أشخاص جدد داخل جامعة دلفت التقنية وخارجها. بالإضافة إلى ذلك، إنها أيضًا فرصة رائعة بالنسبة لي لإظهار قدرتي على تنسيق مهمة تشمل العديد من الأطراف بشكل صحيح!