رقمنة مجموعة محفوظات مدينة دلفت سيتي: ويركس

تحتفظ ستادسارشيف دلفت بأرشيفات دلفت والبلديات الشريكة لها وهي ريسفيك وبييناكر-نوتدورب وميدن-دلفلاند. يتم تخزين أميال من سجلات السكان وخطط البناء وتقارير المجلس وسجلات الشرطة في الأرشيف. كنز دفين من المعلومات! تساعد Werkse! أرشيف بلدية دلفت في رقمنة الوثائق لجعلها متاحة على نطاق أوسع.

تشرح مود كورنات -فان يونين، مديرة المشروع في الأرشيف، كيف جاء هذا التعاون. “يتمثل أحد الأهداف المهمة للأرشيف في إتاحة أنواع مختلفة من الوثائق رقميًا للمواطنين ومسؤولي البلدية. في السابق، كان على الناس في السابق أن يأتوا دائمًا إلى الأرشيف للوصول إلى الوثائق. بالطبع، من الأسهل بكثير الوصول إلى الوثائق رقميًا. من الحاجة إلى البدء في رقمنة مواد المجموعة، وُلد هذا المشروع. وبالتعاون مع Werkse! أنشأنا “شارع المسح الضوئي”. لقد كان نوعًا جديدًا من العمل بالنسبة لـ Werkse! من خلال العمل معًا بشكل جيد، تم تحقيق عملية إنتاج كاملة.

بدأ الأمر بسؤال: ما الذي يتطلبه رقمنة أنواع مختلفة من الوثائق والمواد؟ نحن نعرف المعايير والقواعد، لذا قمنا بتطوير وصقل العملية معاً. أخذنا جزءًا مختلفًا من الأرشيف في كل مرة. من ناحية، مدفوعين بالحاجة؛ ما نوع الوثائق المطلوبة بكثرة؟ ومن ناحية أخرى، اخترنا عمداً أنواعاً مختلفة من المواد. فكر، على سبيل المثال، في الوثائق من أرشيف الشرطة خلال الحرب العالمية الثانية التي تم رقمنتها كجزء من “75 عامًا من التحرير” ومخططات المباني التي يتم التعامل معها الآن لأنها مطلوبة بشكل كبير.

وقد شارك كلاس بومبن، مسؤول الإدارة والحفظ في الأرشيف منذ البداية في المشروع. وباعتباره خبيراً في الإدارة والحفظ، فإنه يتأكد من تجهيز المواد قبل أن تمر عبر الماسح الضوئي. في غرفة التجهيز في الأرشيف، يعرض في غرفة التجهيز في الأرشيف رسومات البناء التي تحتوي على جميع أنواع الثقوب الصغيرة. “يجب إصلاحها أولاً، قبل أن يتمكن Werkse! من البدء في العمل عليها. إن رقمنتها ليست سوى جزء من العملية، وتجهيزها وإتاحتها في النهاية هو جزء من المشروع بأكمله”.

لقد قامت Werkse! بالفعل برقمنة آلاف الوثائق للأرشيف. التعاون لطيف. خطوط الاتصال قصيرة وليس من الضروري توريد أعمال كبيرة جدًا على الفور. نحن نعمل بتعليمات واضحة وأجزاء صغيرة الحجم، وهو ما يعمل بشكل جيد لكلا الطرفين“.

مود وكلاس محترفان حقيقيان، وهو ما يتضح من الحماس الذي يتحدثان به عن الأرشيف. مود: ”بالطبع، إنه لأمر رائع أيضًا أن نتمكن من القيام بذلك مع شريك اجتماعي مثل Werkse! لقد تمكنا من المساعدة في بناء شارع المسح وبهذه الطريقة نتعلم من بعضنا البعض. بالإضافة إلى ذلك، يسعدنا أيضًا أنه يمكننا تسريع رقمنة أرشيفاتنا بهذه الطريقة الاجتماعية!“.