همکاری بین TU CREFM

در CREFM، تیم مدیریت اطلاعات فنی (TIB) مسئول جمع آوری، ایمن سازی و به روز رسانی اطلاعات مورد استفاده در اجرای تعمیر و نگهداری، نوسازی، پایداری و ساخت و ساز جدید است.

آدریان یونگ، مدیر اطلاعات فنی: “ما مدتی است که به دنبال این بوده ایم که چگونه می توانیم اسناد خود را اسکن کنیم زیرا مانعی برای درخواست آنها است. همکاران اغلب به سرعت به مدارک نیاز دارند و درخواست آنها به زمان و هزینه نیاز دارد.

CREFM از آرشیو TU Delft در لاهه برای اسناد خود استفاده می کند. در طول 100 سال گذشته، نقشه های ساخت و ساز و مشخصات برای همه ساختمان ها در محوطه دانشگاه بایگانی شده است و این شامل حداقل 2521 جعبه بایگانی می شود. برای مثال، مدیر پروژه ای که نیاز به نقشه ساخت و ساز دارد، هر هفته درخواستی ارائه می شود. از لاهه، یک پیک اسناد صحیح را به دلفت می آورد. فرآیندی پرهزینه و ناکارآمد

علاوه بر این که مدارک نیاز به اسکن دارند، این سوال نیز وجود دارد که کدام اسناد نیاز به اسکن دارند. آدریان نیم روز را با 3 همکارش در بایگانی لاهه قدم زد. آنها با هم به همه چیز نگاه کردند و مشخص کردند که کدام نوع از جعبه های آرشیو هنوز استفاده می شود. سپس معلوم شد که محتویات یک سوم جعبه‌ها هنوز به‌روز بوده و دو سوم آن دیگر وجود ندارد. “در دسته دوم می توانید به نقشه های ساختمان هایی فکر کنید که قبلاً تخریب شده اند یا دیگر توسط TU Delft مدیریت نمی شوند.”

پس از مشخص شدن این موضوع، آدریان شروع به جستجوی یک تامین کننده مناسب برای اسکن اسناد کرد. او این کار را با بخش مدیریت اسناد و آرشیو (DMA) کتابخانه انجام داد. نقل قول هایی که او دریافت می کرد بسیار بالا بود، اما DMA راه حل خوبی داشت. اتفاقاً آنها قبلاً با Werkse در تماس بودند! آنها ساکنین دلفت را که از بازار کار فاصله دارند به سمت کار مناسب راهنمایی می کنند. با وجود تمام تلاش‌ها، افراد زیادی هنوز در حاشیه هستند. افرادی که می خواهند و می توانند کار کنند، اما به دلیل ناتوانی نمی توانند این قدم را بردارند. درسته! اخیرا نیز شروع به ارائه خدمات اسکن کرده است. پس از بررسی‌های کیفی مختلف، به نظر می‌رسد که نتیجه با الزامات CRE و قانون آرشیو مطابقت دارد. 182 جعبه اول شامل بیش از 6200 سند، اکنون اسکن شده اند.

Werkse برای TU Delft است. یک مهمانی شناخته شده TU Delft از نقش اجتماعی خود در شهرداری دلفت و اطراف آن آگاه است. Monique van Ewijck، رهبر پروژه برای اجرای قانون مشارکت در TU Delft: “ما اکنون 72 شغل را از توافق نامه شغلی در TU Delft پر کرده ایم و می خواهیم تا سال 2025 به 234 شغل افزایش دهیم. کارمندان Werkse! کسانی که کار اسکن را برای ما انجام می دهند، طبیعتاً روی این هدف حساب می کنیم.»

در مجموع 8 نفر برای CREFM کار می کنند. فرانک جوت و اینگرید بروینیوس اسناد بسیاری را برای CREFM در 3 ماه گذشته اسکن کرده اند. کار باید با دقت انجام شود زیرا اغلب شامل کاغذ باطله می شود. قبل از اسکن، به دقت بررسی می شود که آیا کاغذ توسط اسکنر گرفته شده است یا خیر. این تیم با 3 نوع مختلف اسکنر متناسب با سند کار می کند. یک کتاب، یک پشته کاغذ با منگنه یا نقاشی های کاری. اینگرید:

“ما با احتیاط پیش می رویم. ابتدا تمام ترک ها را به خصوص در لبه ها با نوار می بندیم. گاهی اوقات یک نقاشی تا 3 متر عرض دارد. سپس ما دو نفر کار می کنیم. یکی اسکن می کند و دیگری نقاشی را باز می کند و دوباره تا می کند. همچنین مهم است که نقاشی مستقیم باشد. اینگرید می‌گوید: «در غیر این صورت لبه‌های مشکی خواهید داشت.» فرانک نیز از کار خود لذت می برد. او همکاران خوبی دارد و کارها متنوع است زیرا شما با انواع اسناد سروکار دارید. او در روزهای چهارشنبه و پنجشنبه برای CREFM اسکن می کند و امیدوار است بتواند برای مدتی این کار را انجام دهد.

آدریان: من دوست دارم که این تکلیف خیلی بیشتر از اسکن کردن یک سند باشد. برای CREFM این به معنای افزایش کارایی عظیم است، اشتغال برای افرادی که در یافتن کار در جای دیگر مشکل دارند و من با افراد جدید در داخل و خارج از TU Delft آشنا می شوم. علاوه بر این، این یک فرصت عالی برای من است تا نشان دهم که می توانم به درستی کاری را که شامل بسیاری از احزاب است هماهنگ کنم!