همکاری بین TU CREFM

در CREFM، تیم مدیریت اطلاعات فنی (TIB) مسئول جمع‌آوری، ایمن‌سازی و به‌روزرسانی اطلاعات مورد استفاده در اجرای تعمیر و نگهداری، نوسازی، پایداری و ساخت‌وساز جدید است.

آدریان جونگ، مدیر اطلاعات فنی: «مدتی است که به دنبال راهی برای اسکن اسناد خود هستیم، زیرا درخواست آنها یک مانع است. همکاران اغلب به سرعت به اسناد نیاز دارند و بازیابی آنها مستلزم صرف زمان و هزینه است.»

CREFM برای اسناد خود از بایگانی دانشگاه فنی دلفت در لاهه استفاده می‌کند. در طول ۱۰۰ سال گذشته، نقشه‌های ساخت و مشخصات برای تمام ساختمان‌های دانشگاه بایگانی شده‌اند که شامل ۲۵۲۱ صندوق بایگانی خیره‌کننده است. هر هفته، مثلاً یک مدیر پروژه که به نقشه ساخت نیاز دارد، درخواستی ارائه می‌دهد. یک پیک از لاهه اسناد صحیح را به دلفت تحویل می‌دهد. فرآیندی پرهزینه و ناکارآمد.

علاوه بر اسکن اسناد، این سوال نیز مطرح است که کدام اسناد باید اسکن شوند. آدریان و سه همکارش نصف روز را صرف کاوش در بایگانی‌های لاهه کردند. آنها با هم همه چیز را بررسی کردند و مشخص کردند که کدام نوع جعبه‌های بایگانی هنوز مورد استفاده قرار می‌گیرند. معلوم شد که محتویات یک سوم جعبه‌ها هنوز به‌روز است، در حالی که دو سوم آنها قدیمی شده‌اند. «در دسته دوم، می‌توانید به نقشه‌های ساختمان‌هایی فکر کنید که قبلاً تخریب شده‌اند یا دیگر توسط دانشگاه صنعتی دلفت مدیریت نمی‌شوند.»

وقتی این موضوع مشخص شد، آدریان شروع به جستجوی یک تأمین‌کننده مناسب برای اسکن اسناد کرد. او با بخش مدیریت و بایگانی اسناد کتابخانه (DMA) همکاری کرد. قیمت‌هایی که دریافت کرد، بالا بود، اما DMA راه‌حل خوبی داشت. اتفاقاً آنها از قبل با ... در تماس بودند. Werkse! آنها ساکنان دلفت را که از بازار کار دور افتاده‌اند، به سمت اشتغال مناسب راهنمایی می‌کنند. با وجود همه تلاش‌ها، هنوز افراد زیادی جا مانده‌اند. افرادی که می‌خواهند و می‌توانند کار کنند، اما به دلیل ناتوانی در کار، قادر به برداشتن قدم نیستند. Werkse! اخیراً، ما خدمات اسکن نیز ارائه می‌دهیم. پس از چندین بررسی کیفی، نتایج نشان داد که هم الزامات CRE و هم قانون بایگانی را برآورده می‌کنند. ۱۸۲ جعبه اول، حاوی بیش از ۶۲۰۰ سند، اکنون اسکن شده‌اند.

برای دانشگاه فنی دلفت اینطور است Werkse! یک حزب شناخته شده. دانشگاه فنی دلفت از نقش اجتماعی خود در شهرداری دلفت و مناطق اطراف آن آگاه است. مونیک ون اوییک، رهبر پروژه اجرای قانون مشارکت در دانشگاه فنی دلفت: «ما اکنون از طریق توافقنامه مشاغل، ۷۲ شغل را در دانشگاه فنی دلفت پر کرده‌ایم و هدف ما این است که تا سال ۲۰۲۵ این تعداد را به ۲۳۴ شغل افزایش دهیم.» Werkse! «ما طبیعتاً کسانی را که کار اسکن را برای ما انجام می‌دهند، برای رسیدن به این هدف در نظر می‌گیریم.»

یک تیم هشت نفره برای CREFM کار می‌کند. فرانک جوت و اینگرید برویینیوس تعداد قابل توجهی از اسناد را در طول سه ماه گذشته برای CREFM اسکن کرده‌اند. این کار باید با دقت انجام شود زیرا اغلب شامل کاغذ باطله است. قبل از اسکن، آنها با دقت بررسی می‌کنند که آیا کاغذ به درستی توسط اسکنر برداشته شده است یا خیر. این تیم از سه نوع اسکنر مختلف مناسب برای سند استفاده می‌کند: یک کتاب، یک دسته کاغذ با منگنه یا نقشه‌های کاری. اینگرید:

ما با دقت کار می‌کنیم. ابتدا تمام پارگی‌ها، به خصوص در امتداد لبه‌ها را می‌پوشانیم. گاهی اوقات یک نقاشی به عرض ۳ متر است. در این موارد، ما به صورت دو نفره کار می‌کنیم. یکی اسکن می‌کند و دیگری نقاشی را باز و دوباره تا می‌کند. همچنین مهم است که نقاشی صاف باشد. اینگرید می‌گوید: «در غیر این صورت، لبه‌های سیاهی خواهید داشت.» فرانک نیز از کارش لذت می‌برد. او همکاران بسیار خوبی دارد و کار متنوع است زیرا با انواع مختلف اسناد سروکار دارید. او چهارشنبه‌ها و پنجشنبه‌ها برای CREFM اسکن می‌کند و امیدوار است که این کار را برای مدتی ادامه دهد.

آدریان: من عاشق این هستم که این پروژه چیزی فراتر از اسکن یک سند است. این به معنای افزایش چشمگیر بهره‌وری برای CREFM، ایجاد اشتغال برای افرادی است که در یافتن کار در جای دیگر مشکل دارند، و من در حال آشنایی با افراد جدیدی در داخل و خارج از دانشگاه فنی دلفت هستم. همچنین این یک فرصت عالی برای من است تا توانایی خود را در هماهنگی پروژه‌ای که شامل بسیاری از طرفین است، نشان دهم!