TU CREFM arasında işbirliği

CREFM bünyesinde Teknik Bilgi Yönetimi (TIB) ekibi bakım, yenileme, koruma ve yeni inşaatların yürütülmesinde kullanılan bilgilerin toplanması, güvence altına alınması ve güncellenmesinden sorumludur.

Adriaan Jung, teknik bilgi yöneticisi: “Bir süredir belgelerimizi taramayı düşünüyorduk çünkü bu, onları talep etmenin önünde bir engel oluşturuyor. İş arkadaşlarımız genellikle belgelere hızlı bir şekilde ihtiyaç duyuyor ve bu durumda onları talep etmek zaman ve paraya mal oluyor.”

CREFM, belgeleri için Lahey’deki TU Delft arşivini kullanıyor. Geçtiğimiz 100 yıl boyunca, kampüsteki tüm binaların inşaat ve şartname çizimleri, diğer şeylerin yanı sıra arşivlenmiştir ve bu, en az 2521 arşiv kutusunu kapsamaktadır. Her hafta, örneğin bir inşaat çizimine ihtiyaç duyan bir proje yöneticisi tarafından talepte bulunulmaktadır. Lahey’den bir kurye doğru belgeleri Delft’e getiriyor. Maliyetli ve verimsiz bir süreç

Belgelerin taranması ihtiyacının yanı sıra, hangi belgelerin taranacağı sorusu da var. Adriaan, üç meslektaşıyla birlikte Lahey’deki arşivi dolaşarak yarım gün geçirdi. Birlikte her şeye baktılar ve hangi tür arşiv kutularının hala kullanımda olduğunu belirlediler. Daha sonra kutuların üçte birinin içeriğinin hala güncel olduğu ve üçte ikisinin artık kullanılmadığı ortaya çıktı. “İkinci kategoride, çoktan yıkılmış veya artık TU Delft’in yönetimi altında olmayan binaların çizimlerini düşünebilirsiniz.”

Bu belirlendikten sonra Adriaan belgeleri taramak için uygun bir tedarikçi aramaya başladı. Bunu Kütüphane’nin Belge Yönetimi ve Arşiv (DMA) departmanıyla birlikte yaptı. Aldığı teklifler yüksekti ancak DMA’nın iyi bir çözümü vardı. Werkse ile zaten irtibat halindeydiler! İşgücü piyasasına uzak olan Delfter’lıları uygun işlere yönlendiriyorlar. Tüm çabalara rağmen, çok sayıda insan hala kenarda bekliyor. Çalışmak isteyen ve çalışabilecek durumda olan, ancak işgücü engelleri nedeniyle bu adımı nasıl atacaklarını bilemeyen insanlar. Werkse! kısa süre önce tarama hizmetleri sunmaya başladı. Birkaç kalite kontrolünden sonra, sonuçların hem CRE’nin hem de Arşiv Yasası’nın gerekliliklerini karşıladığı ortaya çıktı. Şu anda, 6.200’den fazla belge içeren ilk 182 kutu taranmış durumda.

TU Delft için Werkse! iyi bilinen bir partidir. TU Delft, Delft Belediyesi ve çevresindeki sosyal rolünün bilincindedir. Monique van Ewijck, TU Delft’te Proje Lideri Uygulama Katılım Yasası: “Şu anda TU Delft bünyesinde İş Anlaşması’ndan 72 işi yerine getirdik ve 2025 yılına kadar 234 işe ulaşmak istiyoruz. Werkse!’de bizim için tarama işini yürüten çalışanları da doğal olarak bu hedefe dahil ediyoruz.”

Toplamda sekiz kişilik bir ekip CREFM için çalışıyor. Frank Jutte ve Ingrid Bruijnius geçtiğimiz 3 ay boyunca CREFM için çok sayıda belge taradı. Genellikle eski kağıtlar söz konusu olduğu için bu işin dikkatle yapılması gerekiyor. Taramadan önce, kağıdın tarayıcı tarafından yakalanıp yakalanmadığı dikkatlice kontrol edilir. Ekip, belgeye uygun 3 farklı türde tarayıcı ile çalışıyor; bir kitap, zımbalı bir kağıt yığını veya çalışma çizimleri. Ingrid:

“Dikkatli bir şekilde ilerliyoruz. Tüm çatlakları, özellikle de kenarları önce bantla kapatıyoruz. Bazen bir çizim 3 metre genişliğe kadar çıkabiliyor. Sonra çiftler halinde çalışıyoruz. Biri tarıyor, diğeri çizimi açıyor ve katlıyor. Çizimin düz durması da önemli. “Aksi takdirde siyah kenarlar elde edersiniz,” diyor Ingrid. Frank de işini seviyor. İyi iş arkadaşları var ve iş çeşitlilik gösteriyor çünkü farklı türde belgelerle uğraşıyorsunuz. Çarşamba ve Perşembe günleri CREFM için tarama yapıyor ve bunu bir süre daha sürdürmeyi umuyor.

Adriaan: Bu işin bir belgeyi taramaktan çok daha fazlası olduğu gerçeğini seviyorum. CREFM için büyük bir verimlilik artışı, başka bir yerde iş bulmakta zorlanan insanlar için istihdam ve TU Delft içinde ve dışında yeni insanlar tanımak anlamına geliyor. Ayrıca, bu kadar çok tarafı ilgilendiren bir görevi düzgün bir şekilde koordine edebileceğimi göstermem için de harika bir fırsat!