Alle documenten zijn snel te vinden en eenvoudig doorzoekbaar.

Digitaliseren

Wij zorgen voor een digitale transformatie

U herkent het vast. Stapels papieren documenten in kasten, lades en kelders. De medewerkers van Werkse! scheppen orde in ongestructureerde informatiestromen. Archieven schonen, nietjes, plastic en paperclips verwijderen; onze medewerkers gaan zeer zorgvuldig te werk. Vervolgens scannen zij de documenten in en exporteren zij de informatie naar uw eigen software. Het resultaat: een digitale transformatie!

Wij digitaliseren uw analoge archieven en documentenstromen.

Digitaal archiveren uitbesteden?
De voordelen op een rij:

  • Wij leveren altijd maatwerk
  • Zorgvuldigheid zit in ons DNA
  • Veel ervaring bij diverse opdrachtgevers
  • Veilig en betrouwbaar
  • Exporten naar ieder gewenst DMS mogelijk
  • Maatschappelijk verantwoord ondernemen
  • Werkse! = gecertificeerd werk/leerbedrijf

Wat is digitaliseren?

Het digitaliseren van archieven vraagt om zorgvuldigheid. Onze medewerkers werken zeer nauwkeurig en volgens een vast proces.
Het werkproces ziet er als volgt uit:

  1. Opschonen en scanklaar maken
    Het opschonen van de documenten is de eerste stap. Alles wat het automatisch scannen van de documenten in de weg zit verwijderen we. Denkt u hierbij aan: nietjes, strips, plastic en paperclips. Alles wat niet gedigitaliseerd wordt, voeren wij vervolgens op een verantwoorde manier af.
  2. Documenten stapelen
    Van de overgebleven documenten maken we stapels. Hierbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de verschillende documenten. Tussen de dossiers wordt een voorblad met barcode geplaatst. Ook worden eventuele scheidingsvellen tussen de verschillende documenten toegevoegd. Op deze manier is de software in staat de verschillende dossiers en documenten te herkennen.
  3. Documenten scannen
    Nadat de documenten scanklaar zijn gemaakt worden ze gescand. Werkse! beschikt over diverse scanapparatuur. Wij scannen van A0+ tot A4. Ook beschikken wij over een A3 doorvoerscanners, een grootformaatscanner, A2 flatbed scanner en een speciale boekscanner.
    Het bestandsformaat (.jpg of .pdf) bepaalt u zelf. Voor de vindbaarheid van de documenten in het document management systeem is een goede naamgeving en indexering essentieel. Hierna slaan wij de documenten op in uw eigen systeem.

digitaliserenPersoneelsdossiers digitaliseren

Bij het digitaliseren van personeelsdossiers hebben we te maken met gevoelige informatie. Hierbij kan het voorkomen dat een medewerker van Werkse! een dossier openslaat van iemand die men kent. Daarom werken wij volgens het principe: sla je een dossier open van iemand die je kent? Dan geef je dit dossier direct door aan een collega. Hierdoor waarborgen wij de privacy van uw medewerkers.

Wij waarborgen de privacy van uw medewerkers

Document management systeem

Werkse! levert maatwerk. Alle dossiers behandelen wij volgens uw wensen en opschoningsrichtlijnen. Wij werken samen met gespecialiseerde softwarebedrijven. Zij exporteren alle gedigitaliseerde informatie naar uw document management systeem. Hierbij maakt het niet uit welk dms, bedrijfssoftware, boekhoudsoftware, HRM-systeem of database u gebruikt.

Dataveiligheid en privacy

Wij werken volgens de richtlijnen van ISO 27000. Dé norm voor het veilig werken met data. Er wordt met alle risico’s rekening gehouden. Ook hebben wij diverse werkprocessen ingeregeld om uw gegevens veilig te stellen. Wij staan garant voor een veilige verwerking van uw data.

Uw archief digitaliseren? 

Harko Haasdijk, accountmanager assemblage

Neemt u dan contact op met Harco Haasdijk via 06-39875898, verkoop@werkse.nl of via het contactformulier.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen

Het uitbesteden van het digitaliseren van uw documentenstroom aan Werkse! betekent Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen.  Niet iedereen lukt het om zelfstandig werk te vinden. Dan helpt Werkse! als erkend werkleerbedrijf. Mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt worden al werkend en lerend voorbereid op een plaats binnen de reguliere arbeidsmarkt. Op basis van ‘Goed Werknemerschap’ worden zowel baan als specifieke vakvaardigheden bijgebracht. Samen met onze klanten dragen we structureel bij aan een socialere wereld.

“Medewerkers van Werkse! zijn bovengemiddeld bedreven.”

Kwaliteit is ons handelsmerk

Kwaliteit is ons handelsmerk. We leren en verbeteren continue. We anticiperen en werken aan het overtreffen van de behoeften en verwachtingen van onze klanten. Door gebruik te maken van procedures voldoen we aan de vraag van de klant.  Al onze processen zijn ingericht volgens de basisprincipes van Lean. En dit met bewezen succes! In 2017 won Werkse! de landelijke Lean Six Sigma Development Award. Onze aanpak is er op gericht om iedere opdracht in één keer goed te doen. Altijd samen en in een open communicatie met de klant.

Van archieven tot oude documenten, fotoboeken en bouwtekeningen.