Stadsarchief Delft bewaart de archieven van Delft en haar partnergemeenten Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp en Midden-Delfland. Kilometers bevolkingsregisters, bouwtekeningen, raadsverslagen en politiestukken zijn opgeslagen in het archief. Een schat aan informatie! Werkse! helpt het Delftse gemeentearchief om de documenten te digitaliseren zodat ze breder toegankelijk zijn.

Samen met Werkse! hebben we een ‘scanstraat’ opgezet

Maud Kornaat -van Eunen, projectleider bij het archief vertelt hoe de samenwerking tot stand is gekomen. ‘Een van de belangrijke doelstellingen van het archief is om de verschillende soorten documenten ook digitaal toegankelijk te maken voor burgers en gemeenteambtenaren. Voorheen moesten mensen altijd naar het archief komen om documenten in te zien. Het is natuurlijk veel makkelijker om de documenten digitaal te raadplegen. Vanuit de behoefte om het collectiemateriaal te gaan digitaliseren, is dit project ontstaan. Samen met Werkse! hebben we een ‘scanstraat’ opgezet. Het was voor Werkse! een nieuw soort werk, door goed samen te werken is een volledig productieproces gerealiseerd.

Het begon met de vraag: Wat is er voor nodig om verschillende soorten documenten en materialen te digitaliseren? Wij kennen de standaarden en de regels en zo hebben we het proces samen ontwikkeld en aangescherpt. We hebben steeds een ander stukje archief gepakt. Enerzijds gedreven vanuit de behoefte; welk type documenten wordt veel aangevraagd? Anderzijds kozen we bewust voor verschillende soorten materialen. Denk bijvoorbeeld aan documenten uit het politiearchief tijdens de Tweede Wereldoorlog die zijn gedigitaliseerd in het kader van ’75-jaar bevrijding’ en de bouwtekeningen die nu worden aangepakt omdat daar ontzettend veel vraag naar is.

Klaas Pompen, beheer-, en behoudsmedewerker bij het archief is vanaf het begin betrokken bij het project. Als expert op het gebied van beheer en behoud, zorgt hij ervoor dat het materiaal wordt geprepareerd voordat het door de scanner gaat. In de preparatieruimte op het archief laat hij bouwtekeningen zien met allemaal kleine gaatjes. ‘Die moeten eerst worden gerepareerd, voordat Werkse! ermee aan de slag kan. Het digitaliseren is slechts een onderdeel van het proces, het prepareren en tot slot beschikbaar stellen is onderdeel van het hele project.’

De samenwerking verloopt prettig

Werkse! heeft inmiddels al duizenden documenten gedigitaliseerd voor het archief. ‘De samenwerking verloopt prettig’. De lijntjes zijn kort en het is niet nodig om meteen hele grote klussen aan te leveren. We werken met duidelijke instructies en hapklare brokken, dat werkt voor beide partijen prettig.’

Maud en Klaas zijn echte vakmensen, dat blijkt uit het enthousiasme waarmee ze over de archieven spreken. Maud: ‘Het is natuurlijk ook fijn dat we dit met een maatschappelijke partner zoals Werkse! kunnen doen. We hebben mee kunnen bouwen aan de scanstraat en zo leren we van elkaar. Daarnaast zijn we ook blij dat we op deze, sociale manier het digitaliseren van onze archieven kunnen versnellen!’